É comum ouvir de uma ou outra pessoa que ela está “sem tempo”, ou “mal tem tempo para dormir”, entre outras frases feitas que denotam uma vida bastante atribulada. No ambiente de trabalho, a realidade é exatamente assim. São tantas obrigações que parece faltar tempo para cumpri-las em tempo hábil.
Há um jargão tão popular quanto verdadeiro no ambiente de trabalho: aquele que diz que “tempo é dinheiro”. Isto já é quase um mantra nas empresas, visto que há cada vez mais ações direcionadas para a otimização do tempo dos colaboradores. Tudo gira em torno não apenas da eficiência e dos custos, mas principalmente do tempo.
Entretanto, otimizar seu tempo no trabalho pode ser uma tarefa difícil. E há várias razões para isso: a estrutura disponível, os recursos tecnológicos, os colegas de trabalho, tudo pode influir para melhor ou pior na sua produtividade.
Se este é seu dilema, confira agora cinco dicas para otimizar e economizar tempo nas suas horas de trabalho.
Defina prioridades
A forma básica de determinar uma ordem na sua rotina de trabalho é estabelecendo prioridades. Lembre-se que a prioridade nem sempre é a tarefa mais importante, afinal, outras atividades podem exigir um menor prazo de entrega.
É importante também combinar prioridade com flexibilidade. Afinal, todos estamos sujeitos a imprevistos, o que pode implicar mudanças de ordem na sua lista de tarefas. Sendo assim, sua capacidade de reorganização precisa ser aguçada.
Conte com a tecnologia
Na era da transformação digital, as empresas estão cada vez mais investindo em recursos tecnológicos para otimizar as atividades de rotina. Se você trabalha com planilhas, por exemplo, é provável que você esteja sujeito a erros de preenchimento de dados e retrabalho.
Não à toa, as corporações investem cada vez mais em softwares de automação, além do armazenamento de dados em nuvem, que permite o acesso de dados até mesmo pelo celular.
Saiba delegar tarefas
Se você ocupa um cargo de chefia, não é prudente que você se ocupe das tarefas operacionais, que já não dizem mais respeito à sua condição. Por isso, a habilidade necessária agora é a de saber delegar tarefas e instruir os colaboradores da maneira mais embasada possível. Assim, você não acumula tarefas que te impeçam de participar ativamente de questões mais estratégicas para a empresa.
Cuidado com as distrações
Você está trabalhando e pega o celular para responder uma mensagem. Quando se dá conta, já está checando todas as suas redes sociais e perdeu completamente o foco do que estava fazendo. Portanto, tenha cuidado com as distrações para que não impactem no seu rendimento.
Trabalhe em blocos de tempo
Trabalhar ininterruptamente não é bom para a sua saúde mental e nem para a otimização do tempo. Faça pausas programadas, aquelas em que você pode descansar a mente, ir ao banheiro, responder suas mensagens e, depois, voltar com a cabeça mais fresca e muito mais energia para cumprir as demais tarefas da sua agenda de trabalho.
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